E-mail is een van de belangrijkste communicatiemiddelen voor bedrijven. Het vormt het bewijs van alle zaken die je behandelt en afhandelt als organisatie. En ook als je een Cloud dienst gebruikt, dan is de kans aanwezig dat e-mails per ongeluk verwijderd worden. Zonder een goed back-up beleid heb je dan een groot probleem. Want Cloud diensten maken zelf geen back-ups!
Een van de Cloud diensten die steeds meer gebruikt wordt, is Office 365. Dit is de cloudoplossing van het oude vertrouwde Microsoft Office. Bedrijven stappen steeds meer over op deze online versie van het pakket, omdat er veel voordelen aan zitten. Het is overal bereikbaar, je kunt eenvoudig samen werken in documenten, je hoeft zelf niet voor een grote servercapaciteit te zorgen om het te laten draaien en de kosten kunnen lager uitvallen.
Maar er zit ook een groot nadeel aan Office 365 en eigenlijk aan alle Cloud diensten: er zijn geen of beperkte back-up faciliteiten. Daar ben je dus zelf verantwoordelijk voor!
Verwijderd
Omdat er wereldwijd miljoenen gebruikers zijn van de Office 365-omgeving, zijn er limieten aan de opslag, vooral als het gaat om e-mail. Het grootste probleem daarbij is, dat je geen garanties hebt dat al je data behouden blijft of reproduceerbaar is. E-mail bijvoorbeeld dat als ‘verwijderd’ is aangemerkt, verdwijnt na 90 dagen voorgoed uit de prullenbak (‘recycle bin’). Voor een mailbox is dat zelfs 30 dagen.
Bij e-maildiensten als Outlook 365 of Gmail, kan een e-mail met één simpele knop verwijderd worden. Dat betekent dus dat je heel snel belangrijke correspondentie met je klanten kunt kwijtraken. Denk bijvoorbeeld aan gemaakte (prijs)afspraken of facturen. Als die verdwijnen, kan je dat grote problemen opleveren.
Deze 90 dagen retentie op individuele items is dan ook vaak niet voldoende. Soms krijg je na maanden of zelfs jaren nog verzoeken over bepaalde e-mails: over al dan niet betaalde facturen of als bewijs in een juridische claim. Als je de e-mails dan niet meer kunt reproduceren, kan je dat een hoop (geld) kosten.
Back-up voor cloud diensten
Zorg dus ook bij het gebruik van Cloud diensten dat je een goed back-up beleid hebt. Heb je dat niet, dan loop je het risico belangrijke data kwijt te raken! Denk aan belangrijke e-mailconversaties tussen klanten, bijlagen die daar bij zitten en agenda items zodat je een bewijs hebt van afspraken. Maar ook als onderdeel van je cybersecurity is het belangrijk dat je een goede back-up hebt van je e-mail.
Vergeet daarom niet om, als je als organisatie de overstap wil maken naar een Cloud dienst, een goed back-up beleid te maken en daarbij de juiste software in te zetten. Pas ook hier de zogenaamde 3-2-1 regel toe: bewaar 3 kopieën van je data, op 2 verschillende media met 1x offsite kopie.
Bij de berekening van de kosten, wordt dat namelijk vaak vergeten. Daardoor kan het zijn dat de relatief laag ingeschatte kosten voor de Cloud dienst ineens een stuk hoger uitvallen.
Bij Storage Architects hebben we meerdere oplossingen en mogelijkheden om uw e-mails veilig en eenvoudig te back-uppen. Wilt u weten wat de beste oplossing voor uw organisatie is? Neem dan gerust contact met ons op, zodat we samen kunnen kijken hoe we uw e-mail het beste kunnen back-uppen of archiveren.